Агентство Юридической помощи

Пакет электронных документов для государственной регистрации

  1. ПОДРОБНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДОБРОВОЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ
  2. ПРИОБРЕТЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ ДЛЯ ДОБРОВОЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ
  3. ПЕРВЫЙ ЭТАП. УВЕДОМЛЕНИЕ О НАЧАЛЕ ПРОЦЕДУРЫ ДОБРОВОЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ
  4. ВТОРОЙ ЭТАП. ПУБЛИКАЦИЯ В ВЕСТНИКЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ СООБЩЕНИЯ О ЛИКВИДАЦИИ ООО
  5. ЭТАП ТРЕТИЙ. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНОГО ЛИКВИДАЦИОННОГО БАЛАНСА
  6. ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ. ЛИКВИДАЦИОННЫЙ БАЛАНС И ЗАКРЫТИЕ КОМПАНИИ
  7. ФОРМИРОВАНИЕ ПАКЕТА ДЛЯ ОТПРАВКИ В НАЛОГОВУЮ ИНСПЕКЦИЮ
  8. СДАЧА ОТЧЕТНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ДОБРОВОЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ
  9. ДОБРОВОЛЬНАЯ ЛИКВИДАЦИЯ КОМПАНИИ С СОТРУДНИКАМИ

Содержание

В этой статье подробно рассмотрим, как формируется пакет документов для отправки на налоговую.

В процессе добровольной ликвидации компании необходимо будет сформировать три пакета документов:

  1. Уведомление о начале процедуры ликвидации, форма Р15001;
  2. Утверждение промежуточного ликвидационного баланса, форма Р15001;
  3. Закрытие компании и ликвидационный баланс, форма Р16001

Все формы будем делать в программе: «Программа подготовки документов для государственной регистрации» (ППДГС)

Это официальная программа для создания различных форм, том числе и для регистрации ООО или ИП. Эта программа бесплатная и постоянно обновляется.

Скачать можно на сайте: https://www.gnivc.ru/software/fnspo/registration

Скачиваете файл с программой и устанавливаете на компьютер.

Информация о совмещении с различными операционными системами есть в инструкции с программой.

Далее, запускаете программу и настраиваем адресный классификатор.

КЛАДР скачивается отдельно:

Классификатор адресов России (КЛАДР) регулярно меняется и используемая в программе локальная база dbPPDR.mdb с течением времени будет устаревать. КЛАДР обновляется, в программу добавлен режим, позволяющий самостоятельно актуализировать базу. Для этого вам потребуется выполнить следующие шаги.

В программе ППДГС есть подробная инструкция как скачать базу с КЛАДР и установить закачать в программу.

Для чего в программе нужен классификатор адресов?

Нужен для заполнения адреса регистрации ликвидатора, адрес заполняется только с использованием выпадающих списков:

После того как форма заполнена и распечатана необходимо подготовить пакет документов для отправки в налоговую.

Подготовка документов.

Документы для отправки в налоговую распечатываются и подписываются должностными лицами, если необходимо ставится печать.

Далее документы сканируются.

Требования к сканированию документов:

  • каждый документ сканируется в отдельный файл, сколько документов, столько и файлов!
  • документы сканируются в формате TIFF (многостраничный TIFF), расширение 300dpi (точек на дюйм), глубина цвета: черно-белое.

Формат TIFF многостраничный, то есть в одном файле содержится несколько страниц.

Все эти настройки делаются на сканере и в зависимости от модели могут иметь различный вид.

Пример настройки сканера:

Проверить файл можно, нажав на него правой клавишей мыши и выбрав «Свойства»:

После того, как документы отсканировали, нужно подготовить пакет документов для отправки в налоговую.

Подготовить пакет можно в этой же программе: «Программа подготовки документов для государственной регистрации»

«Пакет» представляет собой архив подписанный электронной подписью.

Порядок подготовки пакета для налоговой:

  1. Открываем программу: «Программа подготовки документов для государственной регистрации»
  2. Заполняем форму, или открываем файл с формой, файл имеет расширение «DGR»
  3. Наживем на иконку «Конверт»
  4. Открывается окно:

Выбираем:

  • Вид заявления стоит по умолчанию, не трогаем
  • Вид предоставления документов заявителю: выбираем любой, документы в любом случае придут на электронную почту указанную в заявление.
  • Все остальное будет заполнено автоматически.

П. 3 Сведения о подаваемых документов:

Название документа: Первым будет «Заявление по форме Р16001» будет форма которая открыта.

Имя файла: выбираем файл – это сканированный файл заявления или другого документа.

Подписи. Нужно выбрать электронную подпись (ЭЦП), для этого кликаем на «Выбрать ЭЦП»:

Выбираем ЭЦП если их несколько.

Жмем «Подписать» и в столбце «Подписи» появится ФИО владельца сертификата:

Далее аналогично подгружаем и подписываем остальные документы.

Документы, которые нужно отправить в налоговую на разных этапах ликвидации компании:

Первый этап ликвидации – УВЕДОМЛЕНИЕ

Второй этап ликвидации – ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ЛИКВИДАЦИОННЫЙ БАЛАНС

Третий этап ликвидации – ЛИКВИДАЦИОННЫЙ БАЛАНС И ЗАКРЫТИЕ

Формируем пакет жмем «Сформировать» и выбираем папку в которой сохранится пакет:

После того как пакет с файлами сформирован его нужно отправить в налоговую.

Делается это на сайте налоговой: https://www.nalog.ru/

Ссылки для отправки:

Если ссылки не работают, на сайте налоговой в разделе «Сервисы» найти ссылку страницы для отправки документов.

Обратите внимание, что сайт налоговой по отправки документов работает с определенными браузерами и нужно установить определенные расширения, которые можно скачать на самом сайте:

Выбираете подпись, нажимаете «Войти» и попадаете в раздел для отправки документов.

Интерфейс очень простой, выбираете вкладку «Отправить документы», открываете проводник и выбираете архив сформированный программой «Программа подготовки документов для государственной регистрации»:

Подача документов на регистрацию в электронном виде при помощи сервиса eRegistrator.ru

Возможности получения электронной подписи и отправки документов по электронным каналам

Подача документов на регистрацию в электронном виде (по электронным каналам) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) становится очень востребованной услугой в среде профессиональных регистраторов.

Сервис eRegistrator.ru нацелен на решение потребностей данного сегмента пользователей и поэтому активно поддерживает это направление работы, предлагая самый современный функционал в данной области.

Протестировать функционал сервиса

Предлагаем ознакомиться с задачами и функциями, которые использует профессиональный пользователь сервиса eRegistrator.ru при работе с квалифицированной электронной подписью (далее КЭП).

Рассмотрим, какие регистрационные действия Вы можете решить при помощи КЭП?

Сервис eRegistrator.ru поможет вам оформить полный пакет для регистрации, внесения изменений и ликвидации, с последующей отправкой по электронным каналам, по всем основным формам :

  1. Первичная регистрация ООО с одним или несколькими учредителями по форме Р11001.

  2. Первичная регистрация ИП по форме Р21001.

  3. Внесение изменений в ЕГРЮЛ по форме Р14001 (включая смену ЕИО).

  4. Внесение изменений в устав по форме Р13001.

  5. Ликвидация по форме Р15001, Р16001.

  6. Внесение изменений в ЕГРИП по форме Р24001.

  7. Закрытие ИП по форме Р26001.

Начнем перечисление функционала от простого к сложному

eRegistrator.ru предоставляет профессиональному пользователю несколько вариантов работы при подготовке документов для электронной подачи:

  1. Подготовка документов для контейнера. Вы можете загрузить все необходимые документы для формирования контейнера и конвертировать их в формат TIFF. В результате вы получите пакет, который пригоден для загрузки в программу «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР). Вам останется только загрузить данный контейнер в программу ППЭДГР, выбрав загрузку временного файла «Временные файлы (TEMP*.zip)», подписать КЭП заявителя, сформировать контейнер и загрузить его на сайт ФНС для отправки на регистрацию;

  2. Подготовка контейнера, подписание его собственной подписью с любого носителя и отправка. Пока данный функционал находится в стадии тестировании и будет доступен в ближайшее время.

  3. Отправка документов по электронным каналам с получением КЭП «под ключ». Вы можете получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП), подписать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), отправить подписанные документы на государственную регистрацию в налоговый орган, а также получить результат регистрации. Данный функционал разработан совместно с компанией ООО «Астрал Партнер» и требует заключения субагентского договора. Познакомиться с шаблоном договора и условиями для его заключения вы можете .

Если вы планируете или уже используете в работе с клиентами подачу документов по электронным каналам, то рекомендуем внимательно ознакомиться с нашим предложением и включиться в команду профессионалов eRegistrator.ru!

Протестировать функционал сервиса

Требования к установленному на Вашем компьютере программному обеспечению:

  1. Операционная система Microsoft Windows XP или выше;

  2. «ПРОБНЫЙ» тариф* или действующий (оплаченный) профессиональный кабинет eRegistrator.ru для подготовки документов для регистрации.

  3. «ПРОБНЫЙ» тариф или подключенный статус Астрал. Можно проверить в настройках Профиля в личном кабинете eRegistrator.ru. Если статус не активен, необходимо заключить субагентский договор и присоединиться к регламенту УЦ “Астрал-М”. Условия для заключения договора, шаблон договора и цены вы можете узнать по .

  4. Установлен криптопровайдер с действующей лицензией. Рекомендуем КриптоПро версии 4.0 и выше в зависимости от установленной на вашем компьютере операционной системы. Ссылка на скачивание дистрибутива https://www.cryptopro.ru/downloads/

  5. Установлен и запущен программный компонент «Бизнес Старт» ** для работы с удостоверяющим центром ООО «Астрал-М» можно скачать по ссылке https://astral.business/bs_setup_ooo/setup.exe

  6. В интернет-обозревателе включена поддержка cookies.

Поддержка пользователей

Работа с цифровой подписью является сложной, много шаговой процедурой. Несмотря на глубокую автоматизацию данного процесса, в ходе работы могут возникнуть вопросы решение которых требует быстрого реагирования со стороны отдела поддержки клиентов.

Наши специалисты всегда рядом и готовы помочь решить любой вопрос. Вы можете обратиться к онлайн-помощнику по кнопке вызова в правом нижнем углу или используя другие каналы взаимодействия. Скорость реагирования составляет несколько минут.

Телефон: 8-800-333-05-64
Skype: eregistrator
E-mail: support@eregistrator.ru

Приступить к изучению возможностей сервиса

* «ПРОБНЫЙ» тариф является демо-режимом и подключается для новых пользователей при первичной регистрации. По данному тарифу можно подготовить бесплатно один пакет документов, скачать его и протестировать все функции электронной подачи. В данный пакет включены все документы формируемые сервисом с одним ограничением, — в форме присутствуют «водяные знаки».

** «Бизнес Старт» бесплатное приложение разработанное ООО «Астрал Партнер» предназначенное для управления процессами получения КЭП и отправки на регистрацию по электронным каналам.

Подать документы на госрегистрацию можно через сайт ФНС России

Плюсы сервиса

Направить документы на регистрацию в электронном виде (в том числе при внесении изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП) можно через интернет-сервис сайта ФНС России «Подача электронных документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Если руководитель подает документы на госрегистрацию через интернет, он экономит не только время, но и деньги: ему не нужно нотариально заверять свою подпись.

Порядок действий

Сформировать заявление (уведомление, сообщение) можно с помощью «Программы формирования документов, используемых при государственной регистрации». Программу можно бесплатно скачать на сайте ФНС России. Также эта программа позволяет подготовить транспортный контейнер с документами в электронном виде, которые будут направлены в регистрирующий орган.

Электронные документы для госрегистрации может направить сам заявитель, нотариус или лицо, временно замещающее отсутствующего нотариуса, которое подтвердит подлинность подписи заявителя на соответствующем заявлении (уведомлении, сообщении).

Обязательное условие — электронные документы должны быть заверены усиленной квалификационной электронной подписью заявителя или нотариуса.

Если документы по просьбе заявителя направляет нотариус, он тоже взаимодействует с регистрирующим органом через интернет. Рассмотрев поступившие от нотариуса документы, регистрирующий орган направляет соответствующие документы нотариусу в электронном виде, а тот уже выдает их заявителю в электронной форме или на бумаге.

Государственная регистрация прав и кадастровый учет недвижимости

В случае представления для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документов в форме электронных документов, электронных образов документов такие документы представляются:

в форме электронных документов, если Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» предусмотрено, что такие документы при их представлении в форме документов на бумажном носителе должны быть представлены в подлиннике (один экземпляр таких документов должен быть подлинником), в том числе если такие документы выражают содержание нотариально удостоверенной сделки;

в форме электронных документов или электронных образов документов, если Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» предусмотрено, что такие документы при их представлении в форме документов на бумажном носителе могут быть представлены в виде копии без представления подлинника.

Документы, необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемые в форме электронных документов, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных на то лиц, сторон договора или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Документы, необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемые в форме электронных образов документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Сформированный комплект документов, необходимых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемых в форме электронных документов, электронных образов документов, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы представляются нотариусом в орган регистрации прав в форме документов на бумажном носителе или посредством отправления в электронной форме, в том числе в форме электронных образов таких документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

При этом удостоверительная надпись на сделках и свидетельствуемых документах может быть совершена и другим нотариусом, не удостоверявшим сделку.

Регистрация ООО через ЭЦП

Специальный сервис ФНС позволяет провести регистрацию ООО, не посещая инспекцию. Для этого необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП) каждого учредителя (физическое или юр лицо), система CryptoPro не ниже версии 4.0, операционная система Windows, а также возможность подготовить и отсканировать комплект учредительных документов.

    В этой статье расскажем об этапах удаленной регистрации ООО:

  1. Подготовим заявление на регистрацию;
  2. Сформируем электронный пакет документов и подпишем ЭЦП;
  3. Зайдем в личный кабинет ФНС и отправим пакет документов.

Важная информация

Начиная с 1 января 2019 года заполнение заявлений и формирование электронного пакета документов (транспортный контейнер) выполняются в программе подготовки документов для регистрации (ППДГР). Программа подготовки пакета электронных документов для государственной регистрации (ППЭДГР) не поддерживается.

Этап 1. Подготовка заявления

Создание

Чтобы сформировать заявление, необходимо на портале ФНС и установить её. Заявление на создание юрлица соответствует форме с кодом P11001.

Заполнение

Бланк P11001 состоит из формы Заявления и прилагаемых Листов А — Н. Чтобы оформить регистрацию ООО следует заполнить Заявление и Листы В, Е, И, Н.

Заявление

В первом разделе отмечается полное и сокращенное название фирмы, во втором — адрес организации. Подробнее о выборе названия и адреса можно прочесть в пошаговой инструкции к открытию ООО.

Важная информация

Неблагонадежный юридический адрес позволяет налоговой запретить регистрацию компании. Поэтому не стоит приобретать у сторонних организаций адреса без возможности проходить выездные проверки.

В третьем разделе заявления на регистрацию ООО нужно отметить цифру 1 и указать величину уставного капитала (УК) — это деньги или имущество, которые обязаны внести учредители компании. Минимальная величина УК для ООО регламентирована законодательством и составляет 10 тыс. рублей.

Важная информация

Указанную сумму необходимо внести на любой расчетный счет компании в течение 4-х месяцев с даты её регистрации.

Четвертый раздел при подаче заявления на регистрацию ООО заполнять не требуется.

Лист В

В Лист В следует внести данные об учредителях-физ.лицах, их взносе в УК в рублевом эквиваленте, а также указать объем доли в одном из трех вариантов: в процентном соотношении, в форме десятичной или простой дроби. Количество заполняемых Листов В должно равняться числу учредителей-физ.лиц.

Лист Е

Содержит данные о физ.лицах, уполномоченных представлять интересы организации без доверенности. Наиболее часто такими полномочиями наделяют руководителя.

Лист И

Оформляется согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) в обновленной редакции ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2). В Листе можно указать только один основной код и множество дополнительных. Бланк рассчитан на 56 полей для дополнительных кодов. Если их больше — можно добавить новый Лист И. Поле кода ОКВЭД должно содержать минимум 4 значения. Порядок указания кодов не важен.

Лист Н

Для учредителей-физ.лиц следует выбрать пункт 1 «Учредитель юр.лица — физ.лицо». Если в составе организации более одного учредителя — необходимо добавить Лист Н для каждого из них. При этом следует заполнить раздел 4 «Сведения о заявителе», блок 4.1 «ФИО». В другие блоки раздела вносить сведения не нужно. Если вы проводите регистрацию ООО с одним учредителем — 4-й раздел заполнять не требуется.

    В 5-м разделе следует указать удобный вариант получения документов из налоговой:

  • лично заявителю;
  • лично заявителю или другому лицу по доверенности — потребуется оформить доверенность заявителя у нотариуса;
  • по почте — регистратор пришлет документы на юрадрес фирмы.

Сохранение

Рекомендуется сохранять заявление в ходе его заполнения — это позволит постепенно вносить корректировки и застрахует от повторного заполнения «с нуля». Программа позволяет сохранить заявление в электронном виде с расширением TIF. Для этого нужно нажать на иконку «Печать» и сохранить многостраничный файл TIF. Он понадобится на этапе формирования пакета.

Этап 2. Формирование пакета

Важная информация

Для всех ЭЦП, выпущенных с 2019 года, заявление и пакет формируются в программе подготовки документов для государственной регистрации. Это связано с прекращением использования ключей ЭП по ГОСТу Р 34.10-2001 (ГОСТ 2001) и переходом ЭП на ГОСТ Р 34.10-2012 (ГОСТ 2012). Программа ППЭДГР не поддерживает ЭП, выпущенные по ГОСТу 2012. Электронные подписи, выпущенные по ГОСТ 2001, можно использовать до 31.12.2019.

Комплект электронных документов для отправки в налоговый орган оформляется в программе подготовки пакета документов для государственной регистрации (ППДГР).

Создание пакета

    В блоке «Общие сведения о пакете» отмечаем:

  • вид заявителя — юрлицо;
  • вид заявления — Заявление по форме P11001;
  • вид предоставления заявителю документов в бумажном виде — выбрать один из предложенных вариантов;
  • код налогового (регистрирующего) органа — выбрать налоговый орган своего региона;
  • полное наименование ЮЛ — полностью указать форму собственности и название в кавычках. Например, общество с ограниченной ответственностью «Пример»;
  • ОГРН — будет недоступен для ввода данных, так как организация еще не получила статус юрлица.

В блоке «Сведения о заявителях» необходимо указать информацию об учредителях ООО. Количество строк с данными должно соответствовать числу учредителей. На указанные e-mail налоговый орган пришлет решение в связи с регистрацией юридического лица.

В блоке «Сведения о подаваемых документах» следует перечислить и прикрепить все файлы, входящие в пакет. Документы для открытия компании, подготовленные на бумаге, следует подписать, отсканировать с заданными параметрами и сохранить в TIF-формате.

    Полный комплект должен включать:

  • заявление о создании организации — прикрепите файл, созданный на первом этапе;
  • устав ООО;
  • гарантийное письмо, которое подтверждает, что собственник помещения согласен с регистрацией и последующей работой фирмы по данному адресу. Его можно прикрепить в формате «Иной документ»;
  • уведомление по форме №26.2-1 о переходе на УСН. Без этого файла организация автоматически встанет на ОСНО;
  • решение учредителя о создании ЮЛ — при условии, что он один; протокол собрания — при условии, что учредителей несколько;
  • документ об оплате госпошлины
    с 1 января 2019г. госпошлина при электронной подаче документов отменена, следовательно, прикреплять документ об оплате не требуется!

Оплата госпошлины Госпошлину можно оплатить удаленно посредством онлайн-сервиса ФНС. Для этого следует выбрать вид платежа «Государственная пошлина за регистрацию ЮЛ», перейти по кнопке «Далее» и заполнить форму с данными плательщика. Им должен быть один из учредителей создаваемой организации.

Важная информация

С 1 января 2019 года госпошлина, при подаче документов электронным способом, отменена. При подаче документов любым другим способом, необходимо оплатить госпошлину в размере 4000 руб.

    На следующем этапе сервис предложит выбрать удобный способ оплаты:

  • наличный — оплата по платежному документу. Его необходимо распечатать и оплатить в кассе банка. Подтверждением оплаты послужит выданная квитанция;
  • безналичный — оплата по банковской карте. Квитанцию об оплате нужно запросить в банке, через который проводился платёж.

Подписание с помощью ЭЦП

При формировании пакета программа позволит сохранить данные в качестве временного файла, только если подписать документы хотя бы одной ЭЦП. На данном этапе подойдет любая подпись, даже если она не принадлежит кому-либо из основателей фирмы.

Важная информация

Для оформления ЭЦП вы можете воспользоваться нашими услугами. Вам необходимы: паспорт, СНИЛС, номер ИНН, личное присутсвие для идентификации личности и съемный носитель (USB-флеш-накопитель любой емкости).

На этапе подачи комплекта каждый подписант должен иметь собственную ЭЦП для регистрации фирмы, так как все файлы в пакете должны быть подписаны всеми учредителями. Для подписания документа следует выбрать подписанта в разделе «Сервис» → «Параметры».

Выделить подписываемый документ и нажать на кнопку «Подпись».

Важная информация

Временный файл можно корректировать и передавать для сбора подписей. После подписания временного файла всеми учредителями можно сформировать готовый пакет для отправки в налоговый орган. Сформированный пакет изменить уже невозможно.

После подписания документов всеми учредителями проверьте правильность внесенных данных и нажмите на кнопку «Сформировать пакет для отправки». Выберите для сохранения ZIP-формат.

Этап 3. Подача

Для подачи электронных документов на регистрацию предназначен специальный сервис ФНС. Перед работой следует проверить соответствие техническим условиям. При нарушении одного из них программа сформирует уведомление и предложит возможные решения.

В начале работы с сервисом следует выбрать ключ ЭЦП одного из учредителей. Документы на регистрацию фирмы будут подаваться от его имени. Если сервис успешно идентифицирует подписанта, последует переход на следующий этап. В правом верхнем углу новой страницы отобразится его персональная информация:

  • ФИО;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • организация, выдавшая сертификат.

Далее необходимо перейти на вкладку «Отправка документов», выбрать файл транспортного контейнера — это ранее сформированный комплект — и нажать кнопку «Отправить». Во вкладке «Список переданных документов» отобразятся все переданные файлы.

В течение 3—5 рабочих дней налоговый орган направит на e-mail принятое решение. Документы на регистрацию компании можно получить способом, указанным при формировании пакета.

Если вы не понимаете как самостоятельно оформить ООО через электронную подачу документов — воспользуйтесь нашими услугами по «Регистрации ООО». Мы избавим вас от необходимости формировать учредительные документы, изучать инструкции, устанавливать и осваивать несколько программ, поможем подобрать юридический адрес, коды ОКВЭД и минимизируем риск отказа в регистрации.

Сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде» действует на всей территории Российской Федерации

Федеральной налоговой службой разработан сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде», предоставляющий возможность направить в налоговый орган при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей электронные документы с использованием сети Интернет.
Указанный сервис, начиная с 31 мая 2012 года, действует на территории всех субъектов Российской Федерации.
Если Вы ранее не пользовались сервисом «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде», Вам необходимо внимательно ознакомиться с информацией о порядке направления электронных документов при государственной регистрации.

  • Направление электронных документов в налоговый орган осуществляется заявителем (одним из заявителей) либо нотариусом или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, засвидетельствовавшим подлинность подписи заявителя (заявителей), на соответствующем заявлении (уведомлении, сообщении) (далее – отправитель). Указанные лица должны иметь квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и соответствующий ему ключ электронной подписи (далее — СКП), являющиеся действительными на момент подписания электронного документа и на день направления указанных документов в налоговый орган.
    Заявителям СКП выдаётся организациями, которые выпускают сертификаты ключей проверки электронной подписи для использования в информационных системах общего пользования в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и являются аккредитованными удостоверяющими центрами, аккредитация которых действительна на день выдачи сертификата, и входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров, участником которой является ФНС России.
  • Заявителями также могут быть использованы СКП, выданные для передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по каналам связи. Нотариусам (лицам, замещающим временно отсутствующего нотариуса) СКП выдается удостоверяющим центром Федеральной нотариальной палаты, аккредитация которого также должна быть действительна на момент получения СКП. Список удостоверяющих центров, входящих в сеть доверенных удостоверяющих центров, участником которой является ФНС России
    Сведения о размещении на сайтах нотариальных палат субъектов Российской Федерации информации о нотариусах, предоставляющих услуги по подаче электронных документов на государственную регистрацию СКП используется для подписи направляемых электронных документов, а также при направлении электронных документов через сайт ФНС России для авторизации в режиме «Подача электронных документов на государственную регистрацию» для аутентификации отправителя.

  • 2. В целях подачи документов в электронном виде указанные документы оформляются в соответствии со следующими рекомендациями.
    • 2.1. Электронные документы направляются в налоговый орган в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
    • Документы, содержащие несколько листов, сканируются в один файл.
      Сканирование образов документов осуществляется с учетом следующих требований:
      формат изображения: BW;
      разрешение: 300*300dpi;
      глубина цвета: 1 бит;
      формат готового файла: многостраничный TIF.

    • 2.2. Файл с отсканированным с бумажного носителя образом направляемого в налоговый орган заявления (уведомления, сообщения), а также документа, предусмотренного подпунктами «б» — «з» пункта 1 статьи 22.1, подпунктом «б» пункта 1 статьи 22.2 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», подписывается электронной подписью нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса), засвидетельствовавшего подлинность подписи заявителя (заявителей) на соответствующем заявлении (уведомлении, сообщении) на бумажном носителе.
    • 2.3. Файлы с отсканированными с бумажных носителей образами иных направляемых в налоговый орган документов подписываются электронной подписью заявителя (одного из заявителей) либо нотариуса или лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, засвидетельствовавшего подлинность подписи заявителя на направляемом одновременно с такими документами заявлении (уведомлении, сообщении).
    • 2.4. Файлы с отсканированными образами направляемых в налоговый орган документов могут быть подписаны электронной подписью лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, в случае, если подлинность подписи заявителя (заявителей) на соответствующем заявлении (сообщении, уведомлении) засвидетельствована нотариусом, обязанности которого исполняются указанным лицом. Указанные файлы могут быть подписаны электронной подписью нотариуса в случае, если подлинность подписи заявителя (заявителей) на соответствующем заявлении (уведомлении, сообщении) засвидетельствована лицом, временно его замещающим.
    • 2.5. На каждый направляемый в налоговый орган электронный документ формируются:
    • файл с отсканированным с бумажного носителя образом документа;
      файл с содержимым электронной подписи заявителя либо нотариуса или лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса.

  • Подготовить заявление (уведомление, сообщение) можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:
  • — Программа подготовки документов, используемых при регистрации индивидуальных предпринимателей (ИП).
    — Программа подготовки документов, используемых при регистрации юридических лиц (ЮЛ).

  • Указанные в пункте 2 настоящего документа файлы, включая файлы с содержимым электронной подписи заявителя или нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса), упаковываются в zip-архив (далее — транспортный контейнер). При формировании транспортного контейнера в него включается также файл с описью вложения.
  • Подготовить транспортный контейнер можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения Программа подготовки пакета для электронной регистрации»

  • При направлении электронных документов в налоговый орган в разделе сайта Федеральной налоговой службы «Подача документов в электронном виде на государственную регистрацию» или соответствующем разделе Единого портала государственных и муниципальных услуг, предусмотренном для направления электронных документов в налоговый орган, отправитель выполняет следующие действия:
  • — заполняет необходимые реквизиты;
    — прикрепляет упомянутый в пункте 4 настоящего документа транспортный контейнер;
    — нажимает кнопку «направить документы».

  • После отправления документов в электронном виде, заявителю в режиме реального времени, а также на адрес электронной почты, указанный при направлении электронных документов в налоговый орган, направляется сообщение, содержащее уникальный номер, подтверждающий доставку электронных документов в Межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных. Уникальный номер необходимо сохранить (записать, скопировать в текстовый редактор и т.д.).
  • При указании упомянутого в пункте 6 настоящего документа уникального номера на сайте Федеральной налоговой службы в разделе «Подача документов в электронном виде на государственную регистрацию» в подразделе «Информирование о результатах обработки направленных в регистрирующий орган документов» или на Едином портале государственных и муниципальных услуг в соответствующем разделе ФНС России, предусмотренном для информирования о результатах обработки поданных электронных документов, заявитель сможет получать информацию о прохождении электронных документов в налоговом органе, а также адресованные заявителю электронные документы, упомянутые в пунктах 10 и 11 настоящего документа.
  • В случае, если транспортный контейнер не отвечает требованиям форматно-логического контроля, установленным ФНС России, заявителю по адресу электронной почты будет направлено сообщение, содержащее информацию о выявленном несоответствии. Транспортный контейнер в дальнейшую обработку не направляется.
  • Транспортный контейнер, соответствующий требованиям форматно-логического контроля, установленным ФНС России, направляется в налоговый орган.
  • Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения электронных документов налоговым органом, заявителю по адресу электронной почты направляется транспортный контейнер, содержащий:
  • файл с распиской в получении электронных документов,
    файл с электронной подписью налогового органа.

  • Документы, подготовленные налоговым органом в связи с внесением записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей или Единый государственный реестр юридических лиц, либо решение об отказе в государственной регистрации, сформированные в электронном виде и подписанные электронной подписью налогового органа, направляются заявителю по адресу электронной почты в транспортном контейнере. При принятии решения о государственной регистрации юридического лица в транспортный контейнер также включается представленный заявителем файл, содержащий учредительные документы юридического лица, подписанный электронной подписью налогового органа.
  • Просмотреть содержимое транспортного контейнера, полученного от налогового органа, можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения по подготовке транспортного контейнера, упомянутого в пункте 4 настоящего документа.
  • Предоставление заявителю экземпляра документов, сформированных налоговым органом в связи с внесением записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей или Единый государственный реестр юридических лиц, учредительных документов юридического лица с отметкой налогового органа либо решения об отказе в государственной регистрации на бумажном носителе осуществляется способом, указанным заявителем при направлении электронных документов в налоговый орган.
  • ФНС России расширила возможности получения документов о госрегистрации юрлиц и ИП по электронной почте

    Об оптимизации процедуры получения документов о госрегистрации юрлиц и ИП сегодня сообщается на официальном сайте налоговой службы.

    Так, возможность получения документов о регистрации юрлиц и ИП больше не зависит от способа подачи документов – на бумаге или в электронном виде. Если ранее соответствующие документы направлялись по электронной почте, только если они были представлены на регистрацию в виде электронных документов, то теперь при подаче документов в регистрирующий орган на бумаге или их направлении через МФЦ или нотариуса документы о регистрации юрлица или ИП также будут доступны для направления по электронной почте. Обязательным условием для этого является указание в заявлении о регистрации адреса электронной почты.

    При этом, если заявителю потребуется продублировать на бумаге документы, полученные по электронной почте, то ему необходимо будет обратиться в регистрирующий орган (в МФЦ или к нотариусу, направившему документы на регистрацию) с соответствующим запросом. В этом случае ему будут выданы на бумаге документы, аналогичные по содержанию тем, которые были получены по электронной почте.

    Должен ли процесс подачи документов на регистрацию в электронном виде исключать отказ регистрирующего органа в регистрации по основанию, обусловленному техническими проблемами? С правовыми позициями судов по данному вопросу ознакомьтесь в «Энциклопедии судебной практики» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

    Напомним, в соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» документы, связанные с госрегистрацией (документ, подтверждающий факт внесения записи в соответствующий госреестр, учредительный документ юрлица или изменения, внесенные в учредительный документ юрлица, с отметкой регистрирующего органа, документ о постановке на учет в налоговом органе), направляются регистрирующим органом не позднее одного рабочего дня, следующего за днем истечения установленного для госрегистрации срока. Они направляются в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, по включенному в соответствующий госреестр адресу электронной почты юрлица или ИП, а также по адресу электронной почты, указанному заявителем при представлении документов в регистрирующий орган.

    Особенности хранения электронных документов

    В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

    ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

    Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

    Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

    Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

    НАШ СЛОВАРИК

    Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

    НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

    С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

    Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

    Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

    Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

    ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

    С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

    • однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
    • составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

    Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

    Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

    Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

    Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

    ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

    В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

    • в графе «Примечание» (Пример 1);
    • в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

    СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

    Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

    1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

    2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

    3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

    Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

    Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

    • описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
    • в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
    • описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
    • номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
    • в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
    • наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
    • наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
    • опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
    • вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
    • порядковый номер описи присваивается в архиве.

    На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

    Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

    В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

    • приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
    • не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

    УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

    Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

    Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

    Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

    Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

    В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

    Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

    Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

    Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

    Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

    Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

    Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

    Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

    Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

    • наименование организации (полное, сокращенное);
    • номер фонда;
    • номер описи электронных дел, документов;
    • номер дела по описи;
    • отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
    • крайние даты документов электронного дела;
    • дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

    Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

    Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

    Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

    ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

    Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

    Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

    Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

    Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

    Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

    Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

    Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

    СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

    Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

    Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

    • опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
    • опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

    Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

    Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

    В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

    Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

    Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

    ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

    Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

    • в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
    • архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
    • режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

    Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

    УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

    Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

    Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

    Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

    Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Как подключиться к электронному документообороту

    Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

    Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

    Что такое ЭДО

    Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

    Для чего нужен ЭДО

    Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

    Также благодаря ЭДО можно:

    • Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
    • Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
    • Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
    • Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
    • Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

    Что можно отправлять через ЭДО

    Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

    С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

    Формализованные документы

    Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

    К формализованным относятся:

    • универсальный передаточный документ — УПД;
    • корректировочный УПД;
    • счёт-фактура;
    • корректировочная счёт-фактура;
    • накладная по форме ТОРГ-12;
    • акта приема-сдачи работ или услуг.

    К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

    • в установленном приказом ФНС актуальном формате.
    • в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
    • в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

    При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

    Неформализованные документы

    Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

    К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

    Как работает ЭДО

    Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

    Если вы отправляете документ

    1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
    2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
    3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
    4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
    5. Отправьте.
    6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

    В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

    Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

    Если вы получаете документ и требуется подпись

    1. Войдите в личный кабинет ЭДО.
    2. Выберите нужный файл в папке «Входящие».
    3. Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.

    После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

    Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

    Как выбрать оператора ЭДО

    Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

    1. Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
    2. Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
    3. Функционален. В системе должна быть возможность:
      • передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
      • просматривать файлы в интерфейсе;
      • ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
      • сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
      • настраивать доступ для пользователей;
      • отслеживать статусы документов.
    4. Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
    5. Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
    6. Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.

    Что нужно знать

    1. C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
    2. Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
    3. Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *